Tipy a triky pro Excel - 3.část

Sdílení sešitu

Samotný sešit, soubor aplikace Excel, nemusí nutně sloužit pouze jednotlivci. Propojením počítačů ve firemní lokální síti, nebo v případě používání jednoho desktopu více lidmi, je možné využít funkce "Sledování změn". Díky ní vidí např. vedoucí skupiny všechny změny, které jeho tým provedl a podobně.

Obyčejné sdílení nastavíme pomocí nabídky "Nástroje" - Sdílení sešitu".

Na kartě "Upřesnit" nastavíme detaily, jakým způsobem chceme sešit sdílet.

Sledování změn

Jestliže je sešit sdílený a někdo v něm něco změní, můžeme si nechat ukázat změny, které provedl, přijmout je, nebo je odmítnout.

Po opětovném otevření sešitu použijeme opět nabídku "Nástroje" a vybereme "Sledování změn". Následně si vybereme, zda chceme změny zvýraznit, nebo je vypsat na dalším listu.

Postupně pak můžeme změny provedené jinými uživateli přijímat či odmítat, přičemž pokaždé vidíme, kdo a kdy konkrétní úpravu provedl.

Automatické seznamy

Při vytváření tabulek se často stává, že potřebujeme např. řadu čísel od jedné do sta. Kdybychom je museli vypisovat po jednom, bylo by to logicky velmi obtěžující a zdlouhavé. Naštěstí však existuje možnost využít automatického seznamu. Pro něco tak jednoduchého, jako je řada čísel nebo dny v týdnu, můžeme jednoduše napsat výchozí hodnotu (např. 1,3 a další 1,5) a za pravý spodní roh buňky natáhnout zápis na libovolnou délku.

Označit musíme ještě před natažením obě buňky:

Podobně to můžeme provést u měsíců v roce:

V tomto případě jde již o klasický automatický seznam, který má Excel v paměti v konkrétní jasně dané podobě, stačí tedy označit a natáhnout buňku první.

Přidání vlastního seznamu

V případě našeho zkušebního souboru, který byl ke stažení již v minulém článku a je i v tomto, by se nám hodil automatický seznam pro vedení skladu ovoce a zeleniny. Je totiž pravděpodobné, že veškerý sortiment nebudeme vypisovat pouze jednou a je zároveň jasné, že samotný Excel žádným automatickým seznamem ovoce a zeleniny nedisponuje. Vytvoříme si tedy vlastní.

K potřebné funkci se dostaneme nabídkou "Nástroje" - "Možnosti", kde vybereme kartu "Vlastní seznamy".

Jak vidíme v dolní části okna, seznam můžeme vytvořit pouhým označením buněk, v nichž se již naše data nacházejí. V levé části pak vidíme seznamy, které již Excel obsahuje.

Komentáře

Pro vysvětlení dat či vzorečku, jež buňka obsahuje, do ní může vložit komentář. Stačí použít nabídku pravého tlačítka myši "Vložit komentář". Buňka, která jej obsahuje, je označena malým trojúhelníčkem v pravém horním rohu a samotný text se objeví po najetí kurzoru myši.

Zámek

Existují dva základní druhy zabezpečení našeho souboru. První znemožní bez znalosti hesla soubor editovat, nikdo tedy nemůže nic změnit, ale je přístupný běžnému prohlížení.

Tímto způsobem můžeme zamknout list, nebo dokonce jen některé buňky, případně naopak vybrat oblast, která jako jediná editovat půjde.

Funkce se může hodit při tvorbě formulářů, nebo klasických početních systémů určených pro někoho, kdo jim nerozumí a pouze zadává vstupní data.

Uzamčení sešitu proti otevření

Jedná se o nejvyšší možnost zabezpečení aplikace Excel, kterou je schopna sama nabídnout. Hodí se např. při posílání souboru přes internet, nebo když prostě chceme zabránit tomu, aby se k našim datům dostala nepovolaná osoba.

Sešit se proti otevření uzamyká při jeho ukládání, nebo kdykoli později použitím nabídky "Soubor" - "Uložit jako".

V okně pak vybereme "Nástroje" - "Obecné možnosti".

V "Možnostech uložení" stačí zadat heslo pro otevření nebo pro úpravy.

I v dnešním článku je k dipozici soubor XLS ke stažení. Je stejný jako ten v článku minulém. Komu unikl, může si jej stáhnout a všechno vyzkoušet v praxi.