Tipy a triky pro Excel - 3.část

Luboš Kudláček – 10. 10. 2008

V dnešním článku o aplikaci Excel se podíváme na možnosti sledování změn, vytváření a používání automatických seznamů, komentáře a zabezpečení našeho sešitu zámkem. Potvrdíme si tak skutečnost, že Excel může jednoduše využít opravdu každý. Přidejte se také.

Sdílení sešitu

Sdílení sešitu

Samotný sešit, soubor aplikace Excel, nemusí nutně sloužit pouze jednotlivci. Propojením počítačů ve firemní lokální síti, nebo v případě používání jednoho desktopu více lidmi, je možné využít funkce "Sledování změn". Díky ní vidí např. vedoucí skupiny všechny změny, které jeho tým provedl a podobně.

Obyčejné sdílení nastavíme pomocí nabídky "Nástroje" - Sdílení sešitu".

Na kartě "Upřesnit" nastavíme detaily, jakým způsobem chceme sešit sdílet.

Sledování změn

Jestliže je sešit sdílený a někdo v něm něco změní, můžeme si nechat ukázat změny, které provedl, přijmout je, nebo je odmítnout.

Sledování změn

Po opětovném otevření sešitu použijeme opět nabídku "Nástroje" a vybereme "Sledování změn". Následně si vybereme, zda chceme změny zvýraznit, nebo je vypsat na dalším listu.

Výběr změn

Postupně pak můžeme změny provedené jinými uživateli přijímat či odmítat, přičemž pokaždé vidíme, kdo a kdy konkrétní úpravu provedl.

Microsoft Excel Viewer

Microsoft Excel Viewer je prohlížeč, který vám umožní otevřít, prohlídnout i tisknout sešity aplikace Excel, přestože není nainstalovaná. Je možné také kopírovat data z prohlížeče Excel Viewer do jiného programu. Nelze v něm však upravit data, uložit sešit nebo vytvořit sešit nový. K těmto účelům je nutné použít plnohodnotný program Excel, který je součástí kancelářského balíku Microsoft Office.

Stáhnout program Microsoft Excel Viewer

Automatické seznamy

Při vytváření tabulek se často stává, že potřebujeme např. řadu čísel od jedné do sta. Kdybychom je museli vypisovat po jednom, bylo by to logicky velmi obtěžující a zdlouhavé. Naštěstí však existuje možnost využít automatického seznamu. Pro něco tak jednoduchého, jako je řada čísel nebo dny v týdnu, můžeme jednoduše napsat výchozí hodnotu (např. 1,3 a další 1,5) a za pravý spodní roh buňky natáhnout zápis na libovolnou délku.

Označit musíme ještě před natažením obě buňky:

Buňky

Podobně to můžeme provést u měsíců v roce:

Automatický seznam - měsíce
V tomto případě jde již o klasický automatický seznam, který má Excel v paměti v konkrétní jasně dané podobě, stačí tedy označit a natáhnout buňku první.

Přidání vlastního seznamu

V případě našeho zkušebního souboru, který byl ke stažení již v minulém článku a je i v tomto, by se nám hodil automatický seznam pro vedení skladu ovoce a zeleniny. Je totiž pravděpodobné, že veškerý sortiment nebudeme vypisovat pouze jednou a je zároveň jasné, že samotný Excel žádným automatickým seznamem ovoce a zeleniny nedisponuje. Vytvoříme si tedy vlastní.

K potřebné funkci se dostaneme nabídkou "Nástroje" - "Možnosti", kde vybereme kartu "Vlastní seznamy".

Vlastní seznamy

Jak vidíme v dolní části okna, seznam můžeme vytvořit pouhým označením buněk, v nichž se již naše data nacházejí. V levé části pak vidíme seznamy, které již Excel obsahuje.

Komentáře

Pro vysvětlení dat či vzorečku, jež buňka obsahuje, do ní může vložit komentář. Stačí použít nabídku pravého tlačítka myši "Vložit komentář". Buňka, která jej obsahuje, je označena malým trojúhelníčkem v pravém horním rohu a samotný text se objeví po najetí kurzoru myši.

Komentář

Zámek

Zámek listu

Existují dva základní druhy zabezpečení našeho souboru. První znemožní bez znalosti hesla soubor editovat, nikdo tedy nemůže nic změnit, ale je přístupný běžnému prohlížení.

Tímto způsobem můžeme zamknout list, nebo dokonce jen některé buňky, případně naopak vybrat oblast, která jako jediná editovat půjde.

Funkce se může hodit při tvorbě formulářů, nebo klasických početních systémů určených pro někoho, kdo jim nerozumí a pouze zadává vstupní data.

Uzamčení sešitu proti otevření

Jedná se o nejvyšší možnost zabezpečení aplikace Excel, kterou je schopna sama nabídnout. Hodí se např. při posílání souboru přes internet, nebo když prostě chceme zabránit tomu, aby se k našim datům dostala nepovolaná osoba.

Sešit se proti otevření uzamyká při jeho ukládání, nebo kdykoli později použitím nabídky "Soubor" - "Uložit jako".

V okně pak vybereme "Nástroje" - "Obecné možnosti".

Možnosti uložení

V "Možnostech uložení" stačí zadat heslo pro otevření nebo pro úpravy.

I v dnešním článku je k dipozici soubor XLS ke stažení. Je stejný jako ten v článku minulém. Komu unikl, může si jej stáhnout a všechno vyzkoušet v praxi.

Názory        

Zaujalo vás téma? Máte k němu co říct? Přidejte svůj názor.

Sledování názorů

Zasílání upozornění na nové názory je dostupné jen registrovaným uživatelům.

Prosím, přihlašte se a nebo se zaregistrujte.

Přehled názorů

Nastavení kvality: Vlastní Vše 2 3 4 5 6 7 8 9
Pokračování viva19 20. 10. 2008 12:56
   Re: Pokračování Luboš 22. 10. 2008 15:15
Zobrazit kvalitní Zobrazit vše Přidat
Programy ke stažení jsou na Slunečnici bez virů a spyware. Naše uživatele chrání Clam AntiVirus. Clam AntiVirus