Tipy a triky pro MS Word: 2.část

Záhlaví a zápatí

Funkce užitečná zejména u delších dokumentů. Aktivuje se nabídkou "Zobrazit" - "Záhlaví a zápatí" a většinou se pak do něj vkládá automatický text - aktuální stránka a jejich celkový počet (ten se automaticky aktualizuje).

Jméno autora

Když někomu posíláme soubor aplikace Word elektronickou cestou, obsahuje i údaje o autorovi, na něž se může příjemce ve vlastnostech dokumentu bez problémů podívat.

Údaje o dokumentu můžeme změnit volbou "Nástroje" - "Možnosti" - karta "Informace o uživateli". Pro konkrétní dokument pak použijeme nabídku - "Soubor" - "Vlastnosti" - karta "Souhrnné informace".

Statistické údaje

Ve vlastnostech dokumentu najdeme také užitečné informace o našem dokumentu. Kromě data vytvoření, změny a posledního otevření, také počet stránek, odstavců, řádků, slov, znaků a znaků včetně mezer.

Opakovat Psaní

Opakuje poslední sadu znaků. K funkci se dostaneme přes "Úpravy" - "Opakovat Psaní", případně stačí použít klávesovou zkratku "CTRL+Y".

Panel nástrojů "Formuláře"

"Zobrazit" - "Panely nástrojů" - "Formuláře"

Jak již název napovídá, tato funkce slouží k tvorbě formulářů. Můžeme psát otázky a vkládat zaškrtávací políčka, textová pole a další prvky, pomocí nichž příjemce formulář vyplní. U každého prvku lze zadat podmínky, jaká data do něj bude možné vložit. (Např. do data narození nelze vložit text apod.)

Celý formulář pak můžeme chránit proti přepisu a jiným úpravám.

Automatický text

"Vložit" - "Automatický text".

Vloží automatický text, oslovení nebo třeba podpis. Přidávat můžeme i naše vlastní automatické texty a později ušetřit mnoho času.

Symbol

"Vložit" - "Symbol"

Touto volbou se nám otevře mapa znaků, které můžeme do dokumentu vložit.

Zajímavá je především možnost vlastní volby klávesové zkratky pro určitý znak, takže ho nemusíme pokaždé vybírat. K tomu slouží tlačítko "Klávesová zkratka".

Poznámka pod čarou

"Vložit" - "Odkaz" - "Poznámka pod čarou"

Poznámky pod čarou známe především z knih. Používají se např. k vysvětlení nějakého odborného termínu nebo historické souvislosti apodob.

Funkce vloží na místo v textu číslo (či jiný znak dle naší volby) a na konec stránky pak můžeme napsat svou poznámku.

Záložka a hypertextový odkaz

Stejně jako na webové stránce, i v dokumentu MS Word můžeme vytvářet hypertextové odkazy, které mohou mířit jak do internetu, tak i na jiné místo v dokumentu, případně na jiný dokument uložený v našem počítači.

V jednom dokumentu můžeme mířit odkazy na jednotlivé nadpisy (vytvořit třeba obsah), nebo na záložky, které ale musíme nejprve na patřičné místo vložit.

U odkazů mířících mimo dokument je důležité stejné pravidlo, které platí kdekoli jinde: Pokud se změní cesta k odkazovanému souboru, je třeba změnit i zápis samotného odkazu, jinak nebude fungovat.

Klávesová zkratka pro vytvoření hypertextového odkazu je CTRL+K

Motiv a styl

Všechny dokumenty nemusejí vypadat stejně. Naopak. K dispozici máme přednastavené motivy, s jejichž pomocí můžeme udělat text veselejším, použít obrázkové pozadí a zajímavější typ odrážek v seznamech. Podobně funguje i "Automatický formát", který můžeme sami přednastavit a později jej určit klávesovou zkratkou. Zde jde především o písmo a nadpisy, které chceme mít jiné u soukromého a jiné u úředního dopisu.

Zámek

Stejně jako u Excelu, i Word lze zamknout proti úpravám (např. v rámci formuláře) i proti otevření. Stačí se podívat do "Možnosti" na kartu "Uložit".

Závěr

Většina dokumentů, včetně těch úředních, vzniká právě v aplikaci MS Word. Jeho první verze spatřila světlo světa již v roce 1983, pro Windows pak v roce 1989. Dnes je formát souborů s příponou .doc standardem a pokud jej nemáte, můžete být dokonce okolím označeni za podivína, který nemá ani "základní" vybavení počítače. Nutno dodat, že Word bývá často používán i v nevhodných případech, např. při posílání obrázků.