Tipy a triky pro Excel: 2. část - Slunečnice.cz Hlavní navigace

Tipy a triky pro Excel: 2. část

Ilustrační obrázek: Tipy a triky pro Excel: 2. část Tabulkový procesor Excel není jen obří kalkulačka. Podívejme se tedy na to, jak může být tato aplikace z dílny Microsoftu hyperaktivní, co všechno umí a jak ji efektivně využít přesně podle svých potřeb. Možná vás možnosti Excelu překvapí!

Soubor xls, který je v minulém článku ke stažení, obsahuje základní matematické funkce, funkci KDYŽ a podmíněné formátování. To samotné by mohlo stačit k vytvoření účetní aplikace pro naší firmu, sklad zeleniny či čehokoliv jiného, při čem potřebujeme rychle zadávat data a provádět velmi rychle i složité výpočty.

My však potřebujeme ještě další drobnosti, které nám ovládání výsledku ulehčí, zpříjemní naši práci a zároveň schovají to, co není podstatné.

Hypertextový odkaz

Hypertextový odkaz

Základní součást webových stránek, která vlastně umožnila vznik internetu tak, jak jej známe, je nám dostupná i v Excelu. Pokud chceme z našeho sešitu odkazovat ven do sítě, stačí napsat text jako URL adresu bez http na začátku, tedy: www.slunecnice.cz.
Excel sám jej podle výchozího nastavení převede na hypertextový odkaz.

Ten ale můžeme skrýt za jakékoli slovo. Napíšeme např. Slunečnice, z nabídky pravého tlačítka myši si vybereme „Hypertextový odkaz“ a napíšeme URL adresu.

V sešitu aplikace Excel můžeme odkazu využít i pro přesun do jiného dokumentu, nebo na jiné místo na totožném listu.

Odkaz na jiný dokument může vypadat takto:

C:\Documents and Settings\user\Plocha\soubor.xls

Je však nutné vědět, že pokud odkazovaný dokument přesuneme na jiné místo, nebo jej dokonce smažeme, odkaz logicky přestane fungovat.

Ukotvení příček

Ukotvit příčky

Jestliže máme tak dlouhou tabulku, že se nevejde na monitor a my musíme rolovat, abychom se dostali k dalšímu obsahu, může se hodit ukotvení příček. Většinou totiž tabulka vypadá tak, že každý sloupec a řádek má svůj nadpis.

Pokud srolujeme, nadpisy nám zmizí z dohledu. Jestliže si takové chování nepřejeme, stačí použít nabídku „Okno“ – „Ukotvit příčky“. Tam, kde máme označenou buňku, se ukotví část směrem vzhůru a vlevo.

Kdekoliv na stránce pak můžeme použít volbu „Okno“ – „Uvolnit příčky“

Jména listů

Jak bylo řečeno v předchozím článku, každý sešit obsahuje po otevření dle výchozího nastavení 3 listy, mezi nimiž se můžeme pohybovat.

Kliknutím pravého tlačítka myši na záložku listu se zobrazí nabídka, pomocí níž můžeme list přesunout, zkopírovat, odstranit a přejmenovat.

Listy

Horní nabídkou „Vložit“ – „List“ můžeme vkládat listy další.

Filtr

Filtr

Nenahraditelnou funkcí, která zpříjemní práci s rozsáhlými daty, je filtr. Nejjednodušší použití se nabízí volbou „Data“ – „Filtr“ – „Automatický filtr“

Výsuvným menu v buňce pak můžeme vyfiltrovat např. jen řádky s „jablky“ a „hrušky“ skrýt.

Filtr lze zrušit stejnou nabídkou jako při jeho vytvoření.

Propojení buněk, listů a sešitů

Jak již víme, do buňky můžeme napsat vzoreček, či vložit data podle svých potřeb. Lze však také pouze přenášet data z buňky jiné – stačí napsat „=“ a souřadnici buňky (např. A2), nebo na ni prostě kliknout. Všechno, co bude v budoucnu v buňce A2, bude automaticky i tam, kam její obsah přenášíme.

To samé platí i u propojení listů. Stačí napsat do buňky na jednom listu „=“ a na listu druhém buňku označit. Skutečný zápis vypadá takto:

=‚jméno-listu‘!A2

Je pochopitelně možné zadat mezi listy i vzoreček. Zápis součtu buňky na listu 2 s hodnotou buňky na listu 1 a výsledkem na listu 3 může vypadat takto:

=List2!H25+List1!H23

Ten nezapisujeme ručně, stačí značit buňky pomocí myši.

Díky tomu můžeme vytvářet soubory, které budou provádět všechny výpočty na jiných listech, přičemž na prvním listu stačí zadat vstupní data a přečíst zobrazený výsledek. Ještě větší možnosti pak poskytuje propojení dokumentů – sešitů, kde to funguje téměř stejně s tím rozdílem, že zadání vzorečku obsahuje potřebnou adresu. Stejně jako u hypertextových odkazů tedy platí, že pokud změníme umístění souboru, nebude již propojení nadále fungovat.

Skutečný zápis v buňce může vypadat např. takto:

=‚C:\Documents and Settings\user\Plocha\[sešit­druhý.xls]List1‘!$B$6

Při otevření souboru Excelu, který takovouto buňku obsahuje, se nás aplikace zeptá, zda chceme načíst externí data. Úžasné je, že adresa buňky může být i na internetu. Propojení firmy pomocí nástrojů Microsoft Office pak není nemožné a může nahradit drahé intranetové aplikace.

Příklad zápisu:

=‚http://download.slunecni­ce.cz/slunecnice/win/s/[slu­necnice.xls]List1‘!$D$11

Stáhněte si výukový soubor

Opět vám zde předkládáme k dispozici soubor XLS, který slouží jako prezentace funkcí a možností zde popsaných. Obsahuje dokonce i prvky, které budou popsány v článku dalším. Splněním jednoduchého úkolu si také ověříte, zda již Excel ovládáte.

Programy ke stažení jsou na Slunečnici bez virů a spyware. Naše uživatele chrání ESET NOD Antivirus.