Jenže tento program "PodacíDeník" bohužel nesplňuje národní standard pro systémy elektronických spisových služeb (NSESSS). Neumožňuje také vytváření řádného skartačního řízení.
Jak tedy po X letech předá správce spisové služby organizace digitální dokumenty pomocí SIP balíčků do Národního digitálního archivu, když je aplikace neumí?
A co se stane, když správci přijde na kontrolu výkonu spisové služby okresní archiv a bude po něm vyžadovat nápravu?

ÚŘEDNÍ DOKUMENTY A SPISOVÁ SLUŽBA POD KONTROLOU
Zájemce o vedení spisové služby v elektronické podobě by měl vědět, že než začne vést elektronicky spisovou službu v takovémto neakreditovaném programu podacího deníku v elektronické podobě, je třeba mít zajištěno:
1) možnost předávání validních SIP balíčků do NDA (Národní digitální archiv) programem, který zvažuje používat,
2) export všech dat včetně příloh dle NSESSS pro přechod (výměnu mezi ERMS) do jiné elektronické spisové služby,
3) rádce, na kterého se může kdykoliv obrátit o pomoc.

V případě, že máte nějaké dotazy, anebo jednoduše potřebujete pomoci se spisovou službou ve vaší organizaci, neváhejte se na mě obrátit.

Nebo získejte více informací o výkonu spisové služby a o aplikaci TESS Online na webové stránce www.tesso.cz, nebo na blogu www.tesso.cz/blog.

DAVID DOBROVOLNÝ, konzultant eSSL a technická podpora TESS Online
"Mějte své dokumenty pod kontrolou díky TESS Online a užívejte si, že máte spisovou službu v pořádku."

david.dobrovol­ny@tmapy.cz, 604 315 834.

O mně:
Jsem konzultantem elektronické spisové služby od roku 2016. Byl jsem součástí týmu, který v roce 2016-18 aplikaci TESS implementoval na Univerzitě Karlově a všech jejích součástech. Vedu technickou podporu u systému elektronické spisové služby TESS Online - elektronické spisové služby pro malé města, obce, školy a ostatní příspěvkové organizace, která umožňuje vést dokumenty v listinné a zároveň v elektronické podobě.

PS: Po několika letech vidím, že výkon spisové služby může být pohoda. Díky komplexní službě výkonu spisové služby v programu TESS Online a její technické podpoře jsou spokojené mnohé úřady, ředitelny a především, zaměstnanci, kteří v ní pracují.